Cargo: Asistente Ejecutivo

Reporta a: Directora Ejecutiva

Estado de la FLSA: No exento

Resumen: El Asistente Ejecutivo asistirá con una variedad de tareas administrativas y de oficina para apoyar el funcionamiento eficiente de la Organización. Este rol exige habilidades organizativas excepcionales, atención al detalle, habilidades de comunicación profesional para interactuar de manera efectiva con los miembros de la comunidad, el personal, la junta, los socios, los financiadores y los donantes. Mantener la discreción y la lealtad con la información confidencial.

Esta posición apoya la misión de Latinx al ayudar al Director Ejecutivo en las tareas de gestión de oficinas y programas. El puesto es responsable de gestionar la comunicación interna y externa con los socios y participantes del programa, así como de desarrollar y mejorar las políticas y procedimientos internos para gobernar el éxito de las operaciones.

Los deberes y responsabilidades del puesto incluyen los siguientes. Podrán asignarse otras funciones.

1. Administrar la programación del director ejecutivo y la junta directiva y sus comités.*

2. Tome las actas de las reuniones del personal y de la junta directiva.

3. Redactar, revisar y enviar comunicaciones en nombre del director ejecutivo*

4. Organizar y preparar las reuniones, incluida la recopilación de documentos y la atención a la logística de las reuniones.

5. Recopilar y documentar los recibos de las transacciones para los procedimientos financieros y la presentación de informes.

6. Mantiene registros, archivos y sistemas de datos precisos para informar medidas (por ejemplo, asistencia, finanzas, datos de encuestas a los participantes).*

7. Compilar datos y descripciones narrativas para informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales.

8. Revisa y presenta informes mensuales, trimestrales y/o anuales según sea necesario.*

Los deberes y responsabilidades de la organización incluyen lo siguiente.

Para realizar este trabajo con éxito, una persona debe ser capaz de realizar cada deber esencial de manera satisfactoria. Los requisitos que se enumeran a continuación son representativos del conocimiento, la habilidad y/o la habilidad requerida. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.

● Calificaciones requeridas

*Función esencial

● Fluidez en inglés y español (preferido)

● Habilidades biculturales

● Profesionalismo

● Gestión del tiempo

Las demandas físicas descritas aquí son representativas de las que debe cumplir un empleado para realizar con éxito las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.

Mientras realiza las funciones de este trabajo, se requiere que el empleado se siente regularmente y hable o escuche. Con frecuencia se requiere que el empleado use las manos y alcance con las manos y los brazos. Ocasionalmente se requiere que el empleado se ponga de pie, camine, trepe o mantenga el equilibrio, y se agache, se arrodille, se agache o gatee. El empleado ocasionalmente debe levantar y/o mover hasta 20 libras.

Las características del entorno de trabajo descritas aquí son representativas de las que un empleado encuentra mientras realiza las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.

Mientras realiza las tareas de este trabajo, el empleado está expuesto ocasionalmente a actividades de limpieza comunitaria al aire libre, eventos comunitarios al aire libre y condiciones climáticas al aire libre.

El nivel de ruido en el entorno de trabajo suele ser moderado.